Okiem prawnika: Czytelny podpis na dokumentach – czyli czy warto podpisywać się starannie?

Polskie prawo wprost nie wskazuje obowiązku posługiwania się na dokumentach czytelnym podpisem. Czy jednak warto zadbać o staranność przy jego składaniu? Jakie skutki wywoła złożenie podpisu nieczytelnego?

Wszyscy każdego dnia bierzemy udział w zdarzeniach prawnych, a więc sytuacjach, z których wystąpieniem, prawo wiąże wywołanie określonych skutków prawnych. O czym często nie zdajemy sobie nawet sprawy, oświadczenia woli składamy nie tylko podpisując jakiś dokument. Kodeks cywilny przewiduje bowiem różne formy, w jakich można oświadczenie woli złożyć - nie tylko pisemną, elektroniczną czy formę aktu notarialnego. Zasadą jest bowiem, iż prawo nie wymaga do zaistnienia czynności prawnej wyrażenia naszej woli w jakiś szczególny sposób. Wystarczy, aby osoba dokonująca czynność prawną wyraziła swoją wolę w sposób dostateczny, a więc taki, który zmierza do wywołania skutków prawnych. Nie każdy z nas np. zdaje sobie sprawę, iż wsiadając do autobusu zawieramy umowę przewozu z przewoźnikiem¹. Z drugiej jednak strony, jeśli konkretna ustawa przewiduje dla czynności prawnej ściśle określoną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy może okazać się nieważna (np. umowa leasingu). Czasem natomiast niezachowanie formy szczególnej powoduje, iż czynność nie wywoła określonych skutków, które chcieliśmy osiągnąć (np. umowa najmu na czas dłuższy niż rok, niezawarta w formie pisemnej, poczytywana jest jako umowa zawarta na czas nieoznaczony). Stąd zagadnienie formy złożenia oświadczenia woli jest niezwykle istotne.

Temat ten jest niezwykle szeroki, stąd zacznijmy od formy pisemnej składania oświadczeń woli, jako najbardziej nam znanej. W formie pisemnej zawieramy co do zasady, np. umowy o pracę, udzielimy pełnomocnictw, czy bierzemy pożyczki.

Dla zachowanie formy pisemnej, wymagane jest spisanie treści oświadczenia i jego podpisanie. W tym zakresie najwięcej wątpliwości budzi właśnie sposób, w jaki należy dokumenty podpisywać. Jak wskazuje Sąd Najwyższy w postanowieniu z 17 czerwca 2009 r. (sygn. akt IV CSK 78/09): „zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne. Zdaniem Sądu, nie można odstąpić od minimum, jakim jest to, by znak pisarski umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne. Chociaż podpis nie musi być sporządzony czytelnie, to powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa i tym samym – wskazywać na tę osobę”.

Z powyższego wynika, iż podpisy składane pod oświadczeniami woli powinny być czytelne, tj. pozwalać na identyfikację osób, które je złożyły.

Co jednak, gdy złożymy podpis nieczytelnie? Tutaj każdy przypadek należy badać oddzielnie, każde bowiem oświadczenie woli wymaga zindywidualizowanej interpretacji, w oparciu o stan faktyczny konkretnej sprawy.

Weźmy np. umowę o pracę. Zgodnie z Kodeksem pracy², umowę o pracę zawiera się na piśmie i określa w niej strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Kodeks pracy nie wskazuje przy tym szczegółowych regulacji dotyczących wymogów, jakie należy spełnić dla zachowania ww. formy pisemnej. Wobec czego, mając na uwadze treść przepisów Kodeksu pracy, zgodnie z którymi w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy i zastosować należy Kodeks cywilny, który określa, iż do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli³.

Zatem co do umowy o pracę podpisanej nieczytelnymi podpisami, nie możemy jednak mówić o nie zawarciu umowy, bowiem prawo pracy nie zastrzega sankcji nieważności na wypadek niezachowania formy pisemnej dla zawarcia umowy o pracę lub jej zmiany. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków⁴. A zatem nawet w sytuacji, uznania, iż nie doszło do zachowania formy pisemnej umowy o pracę, nie można mówić o braku wywołania skutków prawnych umowy o pracę, czy jej zmiany (powyższe potwierdza również rzecznictwo, np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 listopada 2016 r., sygn. akt II PK 225/15). Umowa zostaje wówczas zawarta w sposób dorozumiany, na warunkach określonych w nieważnej umowie.

Skutki takie nastąpią w wielu sytuacjach, stad jeśli chcemy mieć pewność, iż w toku kontaktów z drugą stroną umowy, nie będziemy musieli przeprowadzać dodatkowych dowodów przed sądem na okoliczność, iż umowa została skutecznie zawarta – pilnujmy się przy ich podpisywaniu.

W kolejnych odsłonach cyklu przybliżę kolejne zagadnienia związane z czynnościami prawnymi, jakich dokonujemy w codziennych sprawach.

4^ Art. 29 § 2 kp

Autor: Karolina Szlachetka